Cafetaria Plan

Je CoderDojo bestaat minstens één jaar, én organiseerde minstens 8 Dojo’s in de laatste 12 maanden.
Je CoderDojo gebruikt voor elke Dojo het registratiesysteem, dat gebruikt wordt door de vzw, voor het registreren én aanduiden van aanwezigheden van deelnemers én vrijwilligers.
Je CoderDojo voldoet aan alle regels van de Code of Conduct.
Het bedrag van het cafetariaplan mag gespendeerd worden tussen 1 januari en 30 november gedurende het huidige jaar. Uitgaven in december worden niet aanvaard. Het resterende bedrag is niet overdraagbaar naar het volgende jaar. Terugbetalingen etc moeten gebeuren in het lopende kalenderjaar.
De bestellingen dienen te gebeuren via de voorwaarden in deze gids. Wanneer niet aan de voorwaarden wordt voldaan zal er geen (terug)betaling gebeuren.

Eerst en vooral check je altijd via purchase@coderdojobelgium.be hoeveel budget er nog beschikbaar is voor je Dojo.

Er zijn 3 mogelijkheden. Deze moeten in volgorde gebruikt worden. Enkel wanneer optie 1 niet kan, mag je optie 2 gebruiken etc.

Optie 1: De websites van onze partners raadplegen en daar kijken of ze het materiaal hebben dat je nodig hebt.

Optie 2: Als je het gewenste materiaal niet kan vinden bij onze partners, kijk dan naar andere mogelijke leveranciers en laat ons bestellen.

Optie 3: Enkel wanneer 2 bovenstaande niet mogelijk zijn kan via een terugbetaling gewerkt worden. Aan deze laatste optie zijn een aantal voorwaarden verbonden. Deze zal enkel terugbetaald worden na voorafgaande goedkeuring van ons.

Willen jullie graag promomateriaal, zoals posters, stickers, postkaarten, ... ontvangen? Of t-shirts voor jullie vrijwilligers? Deze worden verzonden vanuit onze stock.

Neem dan contact op met het team via purchase@coderdojobelgium.be om dit te kunnen ontvangen.

Let op: Pakjes vanuit de stock worden gebundeld en normaal maandelijks verstuurd.

Werkt jullie Dojo samen met een andere Dojo qua materialen, vrijwilligers of op een andere manier? Bundelen van de budgetten is mogelijk. Alle Dojo’s moeten wel voldoen aan alle voorwaarden.

Wil je jouw Dojo's budget (of een deel ervan) graag delen met een andere Dojo? Dat kan ook! Natuurlijk moet ook hier iedere Dojo voldoen aan alle voorwaarden.

Contacteer het team eerst via purchase@coderdojobelgium.be om dit administratief in orde te brengen.

Met deze leveranciers hebben we een overeenkomst voor de aankopen van onze Dojo’s. Zo kunnen we jullie garanderen dat er rekening wordt gehouden met kortingen en voordelige tarieven. Hier is een lijst van onze huidige partners:

1. Rato Education - ratoeducation.be / Contactpersoon: Peter Van Der Vreken - peter@rato.be

2. Awesome Makes - coderdojo.awesomemakes.com / Contact: coderdojo@awesomemakes.com

3. Robots 4 All - robots4all.be / Contactpersoon: Joost Nuyttens - joost@robots4all.be

4. Alternate - alternate.be / Contact: b2b@alternate.be

5. GoTronic - gotronic.fr / Contact: contact@gotronic.fr

6. VR The Park - theparkplayground.com Alleen te boeken via ons - 10% korting gegarandeerd

Bestel zelf bij deze partners, CoderDojo Belgium zorgt voor de betaling!
Vergeet niet eerst het budget te controleren ;-)

1 - Stuur een e-mail naar de partner met het adres purchase@coderdojobelgium.be in CC. Je kan de voorbeeldmail gebruiken die beschikbaar is op de Drive: purchase.coderdojobelgium.be
Best gebruik je altijd de link van het product dat je wil bestellen. Zo ben je zeker dat je het juiste product besteld.

2 - Je ontvangt dan een orderbevestiging per e-mail.

3 - Controleer na ontvangst of je bestelling in orde is. Ging alles goed? Top! Problemen? Aarzel niet om ons daarover te informeren ;-)

4 - CoderDojo Belgium zorgt voor de betaling van je bestelling na ontvangst van de factuur, die door de partner rechtstreeks aan het CoderDojo Team wordt overgemaakt.

Extra voordeel van deze optie: je staat in direct contact met de leveranciers. Aankopen, retours en omruilen kan je geheel zelf beheren en zullen vlotter gaan.

Als je je gewenste product of materiaal niet kan vinden bij onze partners kan je zelf op zoek gaan naar een andere leverancier. Hier is een lijst van leveranciers waar we regelmatig aankopen doen:

In België: Mc Hobby : mchobby.be Mediamarkt : mediamarkt.be Gotron : gotron.be Coolblue : coolblue.be

In Europa: Kiwi Electronics : kiwi-electronics.com Lextronic : lextronic.fr Conrad : conrad.com Mouser Electronics : mouser.be

Meer leveranciers vind je op deze lijst die je terugvindt op purchase.coderdojobelgium.be.

Opgelet: We aanvaarden geen bestellingen via Amazon (buiten BE), bol.com en Technologie Services. Ook werken we niet met wederverkopers uit China of Amerika.

Kun je bij onze partners of bovenstaande leveranciers niet vinden wat je zoekt? Contacteer ons.

Heb je een website gevonden waar je product verkrijgbaar is? Volg dan deze stappen:

1 - Stuur ons je aankoopaanvraag via de Google Form op de Drive: https://forms.gle/UrBnJ1dDy3xJ...

2 - We doen de bestelling binnen de 30 dagen. Je ontvangt dan een orderbevestiging per e-mail.

3 - Controleer na ontvangst of je bestelling in orde is. Is alles correct verlopen? Zijn er problemen? Contacteer ons!

4 - CoderDojo Belgium zorgt voor de betaling van je bestelling vanaf de ontvangst van de factuur.

Kleine uitgaven, bvb de aankoop van een hapje en een drankje voor de ninja's, de aankoop van klein materiaal, ... kunnen via deze laatste optie: een terugbetalingsaanvraag indienen.

Maar wees voorzichtig:

• Vraag voordat je van deze optie gebruikmaakt altijd toestemming aan de vzw door contact op te nemen met purchase@coderdojobelgium.be. Zonder voorafgaande goedkeuring wordt er geen terugbetaling uitgevoerd!
• Uitgaven moeten betrekking hebben op het huidige kalenderjaar en dienen ten laatste op 30 november van het kalenderjaar geplaatst te zijn. Bestelling in december kunnen wij niet meer terugbetalen.
• Door deze optie te gebruiken ga je akkoord met het voorschieten van het geld.
• Je bezorgt ons altijd een betalingsbewijs van je aankoop. Dit betalingsbewijs wordt binnen de 2 maanden doorgestuurd en ook niet meer na 15 december van het kalenderjaar.
• Deze kosten kunnen kunnen alleen betrekking hebben op kleine uitgaven.
• Na de goedkeuring van je terugbetalingsaanvraag staat het bedrag binnen 30 dagen weer op je rekening.

Zorg dat je eerst toestemming hebt, zonder voorafgaande goedkeuring wordt er geen terugbetaling uitgevoerd!

1 - Vraag om een betalingsbewijs bij je aankoop. Scan deze in als pdf zodat je deze naar ons kunt opsturen.

2 - Stuur ons je terugbetalingsaanvraag via het Google-formulier op de Drive: https://forms.gle/VvBLv27YDoP9...

3 - Je ontvangt dan een bevestiging van ontvangst en een goedkeuring tot terugbetaling.

4 - Binnen 30 dagen staat het bedrag weer op je rekening!

Verschillende bedrijven, gemeenten of private sponsors geven donaties aan onze (lokale) Dojo's. Sommige organisaties bieden zelfs eenmalig of jaarlijks een bedrag aan voor hun werknemers om hun sportclub of vzw waarbij ze zijn aangesloten te sponsoren.

Is dat bij jullie Dojo van toepassing? Neem dan contact op met het CoderDojo Belgium Team via purchase@coderdojobelgium.be. Dan kunnen we dit bedrag toevoegen aan jullie cafetariaplan.

Indien nodig kan er een factuur opgemaakt worden. Gelieve de volgende gegevens dan zeker door te sturen om de administratie in orde te kunnen brengen: Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, contactpersoon + e-mailadres + telefoonnummer, bedrag van de sponsoring, naam van je Dojo en naam van je Lead(s)

IDEE: Probeer eens bij een buurtwinkel of bakkerij of ze geen versnaperingen willen voorzien voor je Ninja's en Coaches, tijdens je Dojo. Een aantal Dojo's kunnen al rekenen op dergelijke sponsoring in natura.

Heb je een bewijs van sponsoring nodig? Neem dan even contact op met het team.

Donaties in de vorm van IT-materiaal zijn natuurlijk ook een mogelijkheid! En soms veel handiger en gemakkelijker. Zou het bedrijf waar je zelf werkt bijvoorbeeld iets kunnen betekenen?

Kun je bij onze partners of andere leveranciers niet vinden wat je zoekt?

Contacteer ons op purchase@coderdojobelgium.be

Ik ken een winkel of online retailer die interessant kan zijn voor CoderDojo, wat doe ik?

Stuur gerust de contactgegevens door naar purchase@coderdojobelgium.be en wij nemen contact op met hen! Dan kunnen we bekijken welke mogelijkheden er zijn.